每月結算流程

每個月結束後，用「月結」把上個月的打卡、請假、加班與薪資設定算成每位員工的工時、加班費、扣款與應發合計，確認後推送薪資單給員工，會計再依確認過的月結發薪。這一篇寫給總部管理員與會計，照下面的順序做。

流程總覽

1. 月結前準備

月結算的是系統裡的資料，資料錯了月結就錯。執行前請確認：

1. 人事出勤 → 打卡與出勤 → 打卡紀錄 勾「只看異常」，缺下班卡的都補卡（沒補的那天工時算 0，時薪員工會少算）。
2. 人事出勤 → 請假與加班 → 請假審核 與 人事出勤 → 請假與加班 → 加班審核 的「待審核」都處理完。只有已核准的請假與加班會算進月結。
3. 這個月有調薪、新進、離職的員工，到 人事出勤 → 薪資與月結 → 員工資料 確認薪資與到職日、離職日正確。

2. 執行月結

1. 到 人事出勤 → 薪資與月結 → 月結報表，「期間」選上個月。
2. 按「執行月結」。

• 總部會結算這個月份內在職過的全部員工，含月中到職與月中離職的人；店長與區域主管只會結算自己管得到的員工。
• 草稿會被重新計算覆蓋，已確認的不會，所以可以放心反覆執行。
• 到期的特休與補休會在這時一起結算（見下方「特休與補休結算」）。期間最後一天是今天的項目還不會結算，所以請在月份結束後再執行。

3. 檢查

每位員工一列，重點看：

• 員工問「為什麼加班費是這個數字」時，按該列的「明細」，可以看到計費模式、每一類的時數、逐日級距與法條。
• 每小時工資額：時薪制＝時薪；月薪制＝月薪 ÷ 240。

發現錯誤　回到來源頁修正（補卡、改請假加班、改員工薪資），再按一次「執行月結」，草稿會更新。

4. 確認月結

核對無誤後：

• 單一員工：該列右側「確認」。
• 整批：工具列「批次確認本期」，沒有權限的會略過並告訴你筆數。

確認之後：

1. 員工在 LINE 的出勤紀錄看得到底薪、加班費、扣款與應發合計。
2. 系統自動推一則「本月薪資單已可查看」給員工。
3. 該員工該月的出勤資料鎖住：補卡、核准打卡、新增或審核請假、加班與補卡申請（含員工在 LINE 送出的申請）、匯入打卡檔、換班都會被擋下，提示「此月月結已確認，請先取消確認後再修改」。員工當下的手機打卡與排班不受影響。
4. 會計薪資這時才讀得到這位員工的出勤資料。

5. 薪資單與簽收

在哪裡　人事出勤 → 薪資與月結 → 薪資單簽收。

• 漏通知的人，按右上角「通知未通知的員工」補發；同一版內容只會推一次。
• 「已通知」不等於員工真的看到（員工封鎖官方帳號時 LINE 仍回報成功），以「已簽收」為準，未簽收的人私下提醒。
• 員工薪資單的內容：會計薪資批次已發放時以會計薪資單為準（含勞健保、所得稅與實發金額）；否則以出勤月結的應發合計為準。

6. 會計發薪

有開會計總帳的公司，到 會計總帳 → 資產與薪資 → 薪資：

1. 「員工主檔」分頁裡，每位員工都要連結到人事的員工（從「人事員工」下拉選，可一鍵帶入姓名、編號、分店、到職日與薪資）。
2. 「薪資批次」分頁選計薪月份按「試算」。系統只讀已確認的人事月結；還沒確認、或確認後出勤又被改過，會列為必須處理的缺口，加班與請假不會算進來。
3. 送覆核 → 過帳 → 發放。發放後員工的 LINE 薪資單會改成會計薪資單，系統並自動推「薪資單已更新」給內容有變的員工（同一版不重推）。

詳見薪資。

7. 存檔

按月結報表的「匯出 CSV」下載當月月結。出勤紀錄與工資清冊依法要保存 5 年，建議每月匯出存到公司雲端。

取消確認：什麼時候需要

確認之後才發現錯誤（漏補卡、請假打錯、薪資填錯），要先取消確認才能改：

1. 月結報表該列按「取消確認」，回到草稿（員工在 LINE 暫時看不到金額）。
2. 到來源頁修正。
3. 回月結報表按「執行月結」重算，再按「確認」。
4. 薪資單內容變了，到薪資單簽收頁按「通知未通知的員工」，員工會收到「薪資單內容已更新」的通知，並需要重新簽收。

特休與補休結算

在哪裡　人事出勤 → 請假與加班 → 特休與補休（設定只有總部可以改）；每位員工的明細在員工資料的「特休與補休」分頁。

特休怎麼給　依員工的到職日與年資自動產生（滿 6 個月 3 日、滿 1 年 7 日、滿 2 年 10 日……依勞基法第 38 條），可選「週年制」或「曆年制」。兼職員工依工時比例計給。

什麼時候結算

• 執行月結時會自動結算當月到期的項目，結果寫在月結的「特休／補休結算」欄，應發合計已含。也可以先在特休與補休頁選月份按「試算（不寫入）」看結果，再按「執行結算」。
• 結算錯了可以「作廢」（必填原因），作廢後下次月結重新計算。該月月結已確認時不能作廢，要先取消確認。
• 會計薪資在月結確認後讀到結算金額，並用本薪加經常性津貼除以 240 重算，所以金額可能和月結略有不同，以會計薪資為準。

詳細規則見〈特休與補休〉說明書。

每月結算檢查清單

1. 異常、請假、加班都處理完
2. 調薪、新進、離職的員工資料已更新
3. 月份結束後執行月結
4. 逐列檢查，有錯回來源頁修正再重跑
5. 確認月結（批次確認本期）
6. 薪資單簽收頁補發通知、追未簽收
7. 會計試算、過帳、發放
8. 匯出 CSV 存檔