主管日常操作
這一篇寫給店長、區域主管與總部：上線之後每天、每週要做哪些事。店長與區域主管只看得到、管得到自己分店的員工；自己的打卡、請假、加班、換班不能自己核准，要由其他主管或總部處理。
每天 5 分鐘：處理打卡異常
在哪裡 人事出勤 → 打卡與出勤 → 打卡紀錄。
- 勾「只看異常」，日期選昨天到今天。
- 逐筆看「異常／狀態」欄：
| 標記 | 意思 | 建議處理 |
|---|---|---|
| 遲到、早退 | 超過寬限時間 | 確認原因；屬實不用改 |
| 缺下班卡 | 過去的日期只有上班卡 | 問員工實際下班時間後「補卡」；沒補的那天工時算 0 |
| 超出打卡範圍 | 打卡位置在允許半徑外（記錄模式下仍打卡成立） | 確認員工當時是否在店內 |
| 定位精確度不足 | 手機定位誤差大 | 多半是室內訊號，偶發可忽略 |
| 分店未設定打卡地點 | 那家店還沒設座標 | 請總部到出勤規則補設，不是員工的錯 |
| 網路位置未授權、QR 碼不符 | 不在公司網路、QR 代碼不對或過期 | 確認是否本人在店內打卡 |
| 未附自拍 | 公司要求自拍但這次沒拍到 | 確認是否本人；常發生請檢查員工手機相機權限 |
- 處理方式：
- 補卡：修正上班或下班時間，必須填原因。補卡後系統會用同一套規則重算當天的工時、遲到與早退，月結讀的是重算後的數字。 - 核准：確認這筆異常已處理（例如外出洽公），按「核准」。
整天沒打卡不會出現在列表
公司開啟打卡自拍時，有照片的紀錄右側會出現「自拍」按鈕，總部可以看全部、店長只能看自己店的照片，每次檢視都會留紀錄。
審核補卡申請
在哪裡 人事出勤 → 打卡與出勤 → 補卡申請。員工送出時你會收到 LINE 通知（附連結）。
- 看「待審核」分頁，對照「申請補的時間」與「目前打卡」。
- 按「核准」：只改員工申請的那一邊，整天重算工時與遲到早退；那天沒有紀錄會新建一筆。
- 不同意就按「駁回」並填原因，原因會用 LINE 傳給員工。
核准或駁回後員工都會收到 LINE 通知。詳見〈補卡申請〉。
審核請假
在哪裡 人事出勤 → 請假與加班 → 請假審核。
- 看「待審核」分頁。
- 核准前先用上方「查詢假別餘額」選這位員工，確認餘額足夠。請特休、補休時，餘額不足系統會直接擋下並說明剩多少。
- 按「核准」，或按「拒絕」並填原因。核准時系統會依目前的排班重算請假時數（週末、休假、沒排班的日子不扣）。
審核結果會用 LINE 通知員工
員工沒辦法自己送單時（例如臨時請病假打電話來），可以按右上角「新建請假」代為建立，建好後同樣要核准。
建立與審核加班
在哪裡 人事出勤 → 請假與加班 → 加班審核。
員工可以在 LINE 上自己送加班申請（送出時你會收到 LINE 通知）；員工沒辦法自己送時，也可以由主管代建：
- 代建時按「新建加班」，選員工、加班日期、開始與結束時間、填原因。代建的單不會通知主管。
- 系統依國定假日行事曆與例假、休息日設定，自動分成平日延長工時、休息日、例假、國定假日四類。
- 在「待審核」分頁按「核准」或「拒絕」，員工會收到 LINE 通知。員工在 LINE 撤回的單顯示「員工已撤回」，不能再核准或拒絕。
- 每月延長工時上限：核准後會讓這位員工當月延長工時超過 46 小時（或公司設定的 54 小時）時，系統會先跳出警示，顯示核准前後的時數。
- 領加班費或換補休：公司開放「加班換補休」後，建單與核准時可以選「領加班費」或「換補休」。例假與國定假日出勤只能領加班費。
- 分類錯了：按「改分類」手動指定；月結已確認的月份不能改。
處理換班與開放班
在哪裡 人事出勤 → 排班 → 換班與開放班。
待核准 同事已接受的換班、或員工搶到的開放班。按「核准」班表立即更新並通知相關員工；按「駁回」可填原因。換班駁回就是照原班表上班；開放班駁回會重新開放給其他人。
以下情況核准會被擋下：該月月結已確認、那一班在申請後已被改過、接班的人那天已經有班、勞基法排班檢核不通過。
開放一個班 缺人時按右上角「開放一個班」，選日期與班別；可設定搶到後是否需要主管核准，並用 LINE 通知目前分店那天沒排班的員工。先搶先得，只有第一個人會成功。
排班與發布班表
在哪裡 人事出勤 → 排班 → 排班月曆。
- 建議每月月中排好下個月：先用「批次排班」整月排同一班，再逐格微調；休息日標「休假」，不要留白。
- 排好後按「發布班表」，員工會在 LINE 收到自己的班表。同一家店、同一段期間只會發布一次，重複按不會重推。
- 發布之後改班，系統每 5 分鐘檢查一次，某位員工的班表穩定 10 分鐘沒再變動，就推一則「班表變更」給他。急著通知可在發布紀錄按「立即通知異動」。
- 店長只能把自己分店的員工排進自己的店；員工當天已排在別家分店時不能直接覆蓋。
看懂勞基法警示
排班月曆上方的「本月勞基法檢核」會列出本月排班的問題：
| 顯示 | 意思 |
|---|---|
| 格子紅框 | 違法：例如一週沒有休假、連續工作超過 6 天、輪班間隔不足 11 小時、一天超過 12 小時 |
| 格子橘框 | 提醒：有條件合法，例如休息日出勤、國定假日排班、正常工時超過 8 小時 |
| 員工名稱旁的標記 | 整週或整月型的項目，例如當月延長工時超過上限 |
按「儲存」或「執行批次」時，若這次異動新增了問題，會先跳出視窗，可以選「仍要儲存」或「返回修改」。
- 預設是「只警示」，有問題仍可以儲存，系統會留下誰在看過警示後仍儲存的紀錄。
- 總部若把勞基法設定改成「阻擋」，本次新增的違法項目會無法儲存；提醒級項目與原本就存在的問題不擋，所以修正中的排班仍存得進去。
- 檢核看的是排班與已核准的加班、請假，不是實際打卡。請假日仍算工作日，所以一週排滿 7 天、其中一天請假，仍會報「缺少例假」，請把該週的休息日標為休假。
- 想看某段期間全部項目、或匯出給勞務顧問，到
人事出勤 → 薪資與月結 → 勞基法檢核，選期間與分店後可匯出 CSV。
主管檢查清單
每天
- 打卡紀錄勾「只看異常」，補卡或核准。
- 補卡申請、請假審核、加班審核的「待審核」清空（員工會收到 LINE 通知結果）。
- 換班與開放班「待核准」清空。
每週
- 對照排班月曆，找出排了班卻整天沒打卡的人。
- 看排班月曆的勞基法檢核，有紅框的先處理。
每月
- 月中排好並發布下個月的班。
- 月底前把當月的異常、請假、加班都處理完，再進 每月結算流程。
其他問題協助