採購訂金與發票參考
向供應商下單時先付的訂金，登錄在採購單上。有會計模組時，訂金記成「預付貨款」，到貨後可以拿來沖抵那一次收貨的應付帳款。
進入路徑
進銷存 → 採購單，打開一張採購單的明細，下方的「訂金」區塊。只有總部帳號看得到這一區（訂金金額可以反推採購條件）。
登錄訂金
按「登錄訂金」，填：
| 欄位 | 說明 |
|---|---|
| 金額 | 必填，最多兩位小數 |
| 付款日 | 預設今天，不能晚於今天 |
| 付款方式 | 現金、銀行轉帳、支票、背書票據 |
| 銀行帳戶 | 付款方式是銀行轉帳、而且有開會計模組時必選（會計總帳 → 出納 → 銀行帳戶 建立的帳戶） |
| 參考號碼 | 選填，例如支票號碼、匯款末五碼 |
| 備註 | 選填 |
已結案的採購單不能再登錄訂金。
有沒有會計模組的差別
| 沒有會計模組 | 有會計模組 | |
|---|---|---|
| 登錄 | 只記金額、日期、付款方式 | 同時開一張傳票：借「預付貨款」、貸現金或所選銀行帳戶 |
| 付款方式 | 四種都可以 | 目前只能選現金或銀行轉帳 |
| 沖抵應付 | 不提供（沒有應付帳款可沖） | 可以 |
| 作廢 | 訂金標作廢 | 開一張反沖傳票，原傳票保留 |
有會計時支票與背書票據暫不開放
開出去的支票、背書轉讓出去的票，每一張都要記在票據管理裡。訂金目前還沒有接上票據管理，
如果直接記帳，應付票據會永遠對不起來。所以有會計模組時，請先以現金或銀行轉帳登錄訂金。
以訂金沖抵應付
有會計模組時，兩種做法擇一：
- 收貨時一起沖：建立進貨單時勾「以訂金沖抵應付」。系統依訂金登錄的先後，把這張採購單還有餘額的訂金沖到這次收貨的應付，沖到應付為零或訂金用完為止。
- 事後沖：在訂金列按「沖抵」，選這張採購單的某一次收貨、填金額。
沖抵時開一張傳票：借「應付帳款」（這次收貨）、貸「預付貨款」。沖抵金額不能超過訂金餘額，也不能超過那次收貨的應付未付。
會計啟用前登錄的訂金不能沖
訂金登錄時如果會計模組還沒開，總帳裡就沒有那筆預付貨款，沖抵會讓預付貨款變成負數，所以系統會擋下。
這種訂金請會計以傳票處理。
作廢
作廢一律要寫原因，而且要倒著拆：
- 訂金已經沖抵過應付 → 先作廢那幾筆沖抵（應付未付會加回來、訂金餘額會還原）。
- 沒有有效的沖抵之後 → 才能作廢訂金本身。
有會計模組時，每一次作廢都是開一張新的反沖傳票，原本的傳票一個字都不改。
採購單的發票號碼與稅額（參考）
採購單明細上可以填「發票號碼」與「稅額」。這兩欄只是參考，不入帳： 真正登錄進項憑證的地方是[進貨單](./24-goods-receipts.md)（有會計模組時），因為一張採購單常常分好幾次到貨、每次一張發票。
其他問題協助
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