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06 章 / 共 18

批號效期

批號讓你把同一個品項的庫存分成好幾缸來管:這一缸是三月進的、效期到八月,那一缸是五月進的、效期到十月。 出貨時系統會自動先出快到期的那一缸。

序號則是批號的極端形式:一批一件,每一件都有自己的編號,適合要逐件追出貨對象的高單價商品。

進入路徑

後台左側 進銷存 → 批號效期(頁面標題寫的是「批號 / 序號 / 效期」)。

前提:品項要先開批號追蹤

沒開追蹤的品項不會出現在這一頁

這一頁只管理已在「品項設定」開啟批號追蹤的品項。 覺得某個品項該在這裡卻找不到,第一件事是去 進銷存 → 基本設定 → 品項設定, 點該品項的「追蹤設定」,確認批號追蹤是開著的。開啟之後,之後收的貨才會產生批號; 開啟前就已經在倉裡的庫存不會回頭被分批。

序號追蹤會一併開啟批號追蹤

這一點在「品項設定」那一篇也提過,但你多半是從這一頁才開始理解批號,所以再講一次:

開序號就等於開批號,而且關不掉

在系統的記帳方式裡,序號品就是「一批一件」——序號就是那一件的批號。 所以你在「品項設定 → 追蹤設定」把序號追蹤切到開啟時,批號追蹤會一起被打開並鎖住, 那一組按鈕會變灰、按不動。這是自動發生的,系統不會跳錯誤訊息問你要不要,它就是直接一起打開。 實務上的好處是:只開序號的品項收貨時只要填序號,不必再另外編一個批號,系統直接把序號當批號用。 反過來不成立:把序號追蹤關掉時,批號追蹤不會跟著關掉。 已經收進來的批還在,而「這個品項以後還要不要管批號」是另一個要你自己決定的問題。

在這一頁,序號品與一般批號品的差別只有一個地方看得出來:「序號」那一欄有沒有值。 有值的是序號品,沒有的顯示「—」。清單上沒有其他標記或篩選可以區分兩者。

清單與篩選

上方有三個篩選條件,改完按「套用」:

條件預設
品項全部品項
倉別全部倉
只看還有庫存的批預設勾選

找不到某一批時,先把「只看還有庫存的批」取消勾選

這個勾選預設是開的,所以數量已經歸零的批(賣完、報廢掉的)預設看不到。 要查歷史批號請把它取消。

清單欄位:品項、批號、序號、倉別、效期、剩餘量。

清單的排序就是出貨順序:有效期的排前面、效期早的在上,沒有效期的排到最後。也就是說, 由上往下就是系統之後會依序扣掉的順序

效期欄的呈現:沒填效期顯示「無效期」,已經過期的會掛一個紅色「已過期」標記。

清單一次最多 500 筆,而且沒有分頁

批號多的時候請用上方的品項 / 倉別篩選縮小範圍,不要靠往下捲。

批號從哪裡來

批號有三種來源:

來源說明
採購收貨(正規路徑)有開批號追蹤的品項,收貨時必須填批號(序號品填序號),效期選填。這是唯一會同時帶進數量的方式。
這一頁手動建立按右上角「建立批號」。建出來的數量一律是 0
系統自動建的 `AUTO` 批見下方說明。

手動建立批號

按「建立批號」,填品項(必填)、倉別(必填)、批號(必填)、序號(序號品才填)、有效期限、備註。

手動建的批數量是 0,不是入庫

畫面上就寫著「新建的批號數量為 0。實際入庫請走『採購單收貨』並在收貨時指定批號,帳才會對得起來」。 這個功能是拿來預先建好批號與效期(例如先把批號登記起來,等貨到再收), 不是拿來補庫存的。要有數量請走採購收貨。 如果你用同一組「品項+倉別+批號」再建一次,系統不會長出第二列, 而是會用你這次填的效期與備註覆蓋掉舊的。這是修正既有批效期的一種方式。

序號在整個租戶內不可重複,撞號會被擋下並提示「此序號已存在」。

什麼是 AUTO

清單上偶爾會出現批號就叫「AUTO」的列。那不是有人打錯字,是系統自動歸戶的批。

當一個有開批號追蹤的品項要入庫、但操作的當下沒有指定批號時,系統就把它放進這個倉的 AUTO 批。 常見的情況有:

  • 退貨、回沖進來的量
  • 人工調整往上加、但沒有指定批號
  • 拆裝把成分回補回來(拆裝一律落 AUTO
  • 跨倉調撥時,來源那一批本來就沒有批號

每個「品項 × 倉別」只會有一列 AUTO 批,之後全部累加在同一列上。

AUTO 批沒有效期

落在 AUTO 批的量不帶效期,所以在排隊順序上會排到最後才出(沒有效期的批留最後用), 也不會出現在效期預警裡。這些量在效期管理上等於是看不見的,數量大的時候要留意。

修改批號

點列上的「編輯」。

批號與序號建立後不可修改

對話框裡只有「有效期限」與「備註」可以改,批號字串與序號沒有辦法修改。 要改批號字串,只能把那一批報廢掉,另外收一批進來。 效期欄清空代表「這一批沒有效期」,它會排在有效期的批之後才出,而且不會進效期預警。

調整與報廢

清單每一列右側有三顆按鈕:編輯、調整全數報廢

兩者的差別(很重要)

調整全數報廢
數量可加可減,自己填只能全部,把這一批歸零
要選原因嗎不用必選損耗原因
進損耗報表嗎不會

東西壞掉、死掉、過期,一定要用「全數報廢」,不要用「調整」記負數

「調整」記出來的負數在系統裡的語意是「帳本身記錯了」,它不會被分類、也不會進損耗報表。 用調整扣掉的損失,在損耗報表上會完全看不到——帳面上分不出那批東西是賣掉了還是死掉了, 而那正是你想從損耗報表看出來的事。

全數報廢

按下後會跳出對話框,寫明「這一批目前 N 件,報廢後歸零,並寫入一筆庫存異動帳。此動作不可復原。」

必須先選一個損耗原因才送得出去,沒選的話送出鈕是停用的。五個選項:

原因適用情境
死亡活體商品死亡
損耗破損、變質、自然耗損
報廢過期或判定不可販售
試養內部試養、試用消耗
其他以上皆不適用

之所以必選、而且刻意不預選任何一項:損耗要依原因分組才有意義。 死亡、破損、過期報廢要做的改善動作完全不同,全部混在同一格等於沒記。 預選一個等於系統替你做了分類,那個分類會變成大家懶得改的預設值。

報廢不可復原

「全數報廢」會把那一批的數量歸零並寫入庫存異動帳,沒有撤銷功能。 數錯了只能另外用「調整」補一筆正數回來——但那會是另一筆帳,不是把報廢那筆抹掉, 兩筆都會留在異動紀錄裡。所以送出前務必確認數量與批號是對的

只想報廢一部分怎麼辦

目前這一頁做不到。 按鈕就叫「全數報廢」,一按就是整批歸零,沒有數量輸入框。

用「調整」扣掉一部分是做得到的,但如同上面的警告,那筆損失不會進損耗報表

需要部分報廢又要正確分類時,請聯繫客服協助處理。

出貨時系統怎麼挑批(先到期先出)

有開批號追蹤的品項在出庫時,系統會自動決定要從哪幾批扣,規則依序是:

  1. 有效期的優先於沒有效期的(沒效期的視為不會過期,留到最後才用)
  2. 效期的先出
  3. 效期相同時,入庫早的先出
  4. 再相同時,依內部編號排序(確保每次結果一致)

會自動挑批的動作:一般銷售出庫、跨倉調撥、報廢(未指定批號時)、人工調整往下扣、以及拆裝。

入庫方向從來不挑批——入庫要嘛用你指定的批號,要嘛落 AUTO 批。

這一頁的「全數報廢」不走挑批

挑批只發生在「系統要自己決定扣哪一批」的時候。 在這一頁按「全數報廢」是你自己點了那一列,扣的就是那一批,沒有挑批這回事。

這一頁與「效期預警」報表的差別

進銷存報表 裡有一個「效期預警」頁籤,跟這一頁看的是同一批資料,但角度不同:

批號效期(本頁)效期預警(報表)
沒有效期的批會列出(顯示「無效期」)完全不列
時間範圍沒有限制,全部都列只看「幾天內到期」的(預設 30 天)
數量為 0 的批可以選擇要不要看一律不列
依品項篩選可以不行(只能篩倉別)
剩幾天沒有,只標「已過期」有,標「剩 N 天」
能不能動資料可以(編輯 / 調整 / 全數報廢)純看的,沒有任何操作按鈕

簡單說:要處理東西來這一頁,要巡有沒有東西快過期看報表那一頁。

兩頁的「已過期」判斷基準略有不同

本頁的過期判斷用的是你電腦的時間,效期預警報表用的是台北時間。 正常使用不會有差異,但在跨午夜或電腦時區設錯時,同一批可能一邊標已過期、一邊還沒標。 以報表那邊(台北時間)為準。

尚未安裝時

若此租戶尚未安裝進銷存 P2(批號相關資料表未建立),頁面會顯示 「此租戶尚未安裝進銷存 P2(inv_batch 表未建),批號功能停用中。」,「建立批號」按鈕會變成不可按。

未安裝時其他按鈕沒有變灰,但按下去會失敗

這種狀態下,清單上的「編輯 / 調整 / 全數報廢」按鈕看起來仍然可以按, 但按下去會拿到「庫存核心 P2 尚未安裝」的錯誤。這是畫面還沒補上的部分,不是你操作錯誤。 需要使用批號效期功能請聯繫客服協助開通。

常見問題

Q1 為什麼某個品項在這裡看不到

三種可能,依序檢查:

  1. 該品項沒有開啟批號追蹤(去 品項設定 → 追蹤設定 確認)。
  2. 開啟追蹤之後還沒有收過貨——開關只對之後收的貨生效,不會回頭把既有庫存分批。
  3. 那些批數量已經是 0,被上方「只看還有庫存的批」濾掉了,取消勾選再看一次。

Q2 批號打錯了可以改嗎

不能。批號與序號建立後不可修改,只有效期與備註可以改。

打錯的處理方式是把那一批「全數報廢」(選原因「其他」),再重新收一批正確批號的進來。 若那一批還沒有數量(手動建的 0 件批),可以直接不管它,它不會影響任何數字。

Q3 我把一批調撥到別的倉,序號怎麼不見了

這是刻意的。同一支序號不允許同時存在於兩個倉,所以調撥到目的倉時序號欄會是空的, 批號欄仍然帶著原本的字串(序號品的批號就是序號,所以還看得出來是哪一支)。

Q4 效期預警是空的,但我明明有快過期的東西

效期預警只看有開批號追蹤、而且收貨當下有填效期的批。

最常見的原因是收貨時效期欄留空了。可以在這一頁找到那些批,用「編輯」把效期補上, 補上之後就會出現在效期預警裡。

另外,落在 AUTO 批的量沒有效期,也不會出現在效期預警。

Q5 報廢了才發現數字錯了怎麼辦

報廢不可復原。請用同一列的「調整」補一筆正數把數量加回來, 再重新用正確的數量操作一次。兩筆帳都會留在異動紀錄裡,這是正常的,不是重複計算。

其他問題協助

若遇本說明未涵蓋的問題,請透過後台右下角 LINE 客服 @ugomk 聯繫真人專員協助處理。